مدیریت: نکات مهم در مدیریت بهینه سازی فرایند کسب و کارها

مدیریت: نکات مهم در مدیریت بهینه سازی فرایند کسب و کارها
در این مقاله به طور خلاصه  ۱۳ عامل کلیدی ابتدایی و زیرعوامل آنها در مدیریت فرایند BPM (بهینه سازی کسب و کارها) ، تعریف و بدین طریق، در جدول زیر شما میتوانید این ۱۳ عامل  را مشاهده و با آنها آشنا شوید
 ️
عوامل کلیدی موفقیتBPM
 
‎۱- توسعه تیم و کار تیمی :
 
‎🔺هر تیم اهداف و مأموریتهای واضحی را برای فرایند خود بر پایه مأموریتهای مقدماتی فرایند و اهداف بهبود فرایند، تعیین مینماید
‎🔺تشکیل تیمهای فرایندی چند عملکردی از اعضایی که دارای آگاهی و دانش کافی نسبت به فعالیتهای اصلی فرایند هستند ( تعداد اعضا به بزرگی کسب و کار بستگی دارد اما ایده آل آن متشکل از ۸ نفر است)
‎🔺نشان دادن ضرورت نیاز و سودمندی کارتیمی به کلیه کارکنان و مدیران
‎ایجاد نظام شناسایی و پاداش برپایه مشارکت افراد در تیمها و عملکرد تیم
‎🔺طراحی سیستم اندازه گیری عملکرد برای سنجش تیمها و مشارکت و بهره ورى افراد در آنها
 
 
۲- ارتباطات و آگاهی :
 
🔺تبادل اهداف استراتژیکی، چشم اندازها و اهداف کلیدی تجارت در کل سازمان
🔺آگاهی کارکنان و مدیریت ارشد درباره اهمیت و نقش مدیریت فرآِیند و منافعی آن
🔺ایجاد کانالهای ارتباطی مختلف بصورت افقی و عمودی، به سمت بالا و پایین
🔺تبادل اطلاعات در مورد فرآیندها، نقشه‌ها، خواسته‌ها و رضایتمندی مشتریان
🔺 آگاهی کارکنان از مفهوم و اهمیت فرایندهایشان و نقشها و مسئولیت هایشان در آن
 
 
۳- تمرکز بر مشتری :
 
🔺شناسایی گروه‌های مختلف مشتریان
🔺تعیین نیازها ، انتظارات و الزامات مشتریان و اولویت‌بندی آنها
🔺آنالیز و بازنگری نگرانی‌ها و شکایات مشتریان
🔺جمع آوری، اندازه‌گیری و ارزیابی اطلاعات رضایت مشتری
🔺بازنگری مستمر تغییر در شرایط بازار، شامل رقابت و نیازهای مشتریان
🔺تمرکز بلندمدت بر مشتری و مشخص نمودن مشتریان وفادار
 
 
۴- نقشه فرآیند :
 
🔺تعیین مرزهای خارجی فرآیند و تعاملات خارجی فرآیند / نقاط شروع و پایان
🔺تعیین ورودیها و خروجیهای کلیدی هر فرآیند مانند مواد، داده‌ها، اطلاعات و تجهیزات و فرآیندهای دیگر
🔺شناسایی تأمین کنندگان و مشتریان کلیدی هر فرآیند بعنوان دریافت کننده و یا تهیه کننده مواد، اطلاعات، محصولات و …
🔺تعیین فعالیتهای مورد نیاز درون فرایندها و چگونگی کار آنها برای تبدیل ورودی به خروجی مورد نیاز
🔺تعیین توالی و نقاط تلاقی فعالیتها در فرآیندها
🔺طراحی نقشه فرآیند و یا نمودار جریان
🔺مشخص نمودن سطوح فرآیندی
 
 
۵- معیار عملکرد فرآیند :
 
🔺تعیین معیار عملکرد مناسب برای تمامی فرآیندهای سازمان که نقش کلیدی در بدست آوردن اهداف و مأموریتهای سازمان دارند
🔺تعیین معیارهای عملکرد برپایه اهداف و مأموریتهای فرآیند و نیازهای مشتریان
🔺بازبینی دوره ای معیارهای فرآیند
 
۶- ارتباط با مشتریان / تامین کنندگان :
 
🔺درگیر بودن مشتریان در بازنگری طراحی، شناسایی و توسعه محصولات و فرآیندهای جدید
🔺مشارکت مشتریان و تأمین کنندگان در توسعه برنامه استراتژیکی
🔺مشارکت تأمین کنندگان در فرآیندهای توسعه محصول
🔺برقراری ارتباطات استراتژیکی بلندمدت توسط سازمان با مشتریان و تأمین کنندگان
🔺اهمیت دادن به عوامل غیرمالی(مانند کیفیت، قابلیت اطمینان، قابلیت تکنولوژیکی و برقراری ارتباط بلند مدت استراتژیکی) در انتخاب تأمین کنندگان
 
 
۷- پشتیبانی مدیریت ارشد :
 
🔺تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق فرآیندگرایی
🔺تعهد مدیریت ارشد در تبادل اهداف استراتژیکی، چشم‌اندازها و اهداف کلیدی
🔺تعهد مدیریت ارشد به پشتیبانی و تشویق اصل تمرکز بر مشتری
🔺تعهد مدیریت ارشد در توانمندسازی کارکنان بمنظور انجام فعالیتهایشان و تصمیم‌گیری و اعمال تغییرات بصورت مستقیم
🔺تشویق مدیریت اجرایی از اهمیت، تأثیر، پیشرفت و موفقیت مدیریت فرآیند در میان سازمان و سهامداران خارجی
🔺تخصیص زمان و منابع کافی در اجرای مدیریت فرآیند
🔺پشتیبانی مدیریت ارشد از عوامل کلیدی موفقیت در اجرای مدیریت فرآیند
 
 
۸- مدیریت تغییر :
 
🔺وجود مهارت مدیریت تغییر در سازمان بمنظور تسهیل تغییرات
🔺وجود مهارت غلبه بر مقاومت در برابر تغییر میان مالکین و تیم فرایند
🔺ایجاد آمادگی در برابر تغییر
 
 
۹- مهارتهای مدیر پروژه :
 
🔺وجود مهارتهای گسترده در مدیریت پروژه، بمنظور قادرسازی تیمهای مدیریت فرآیند به مدیریت
🔺زمانبندی، هزینه و هماهنگی و اجرای برنامه‌های کاری در میان سازمان
 
 
۱۰- الگوبرداری :
 
🔺انجام الگو برداری بصورت منظم در زمینه فرآیند، تجارت و سیستم در سازمان
🔺مقایسه معیارهای عملکرد با منابع داخلی و خارجی
🔺مشارکت مالک / مالکین فرآیند در انجام الگوبرداری
🔺ایجاد بانک اطلاعاتی درون سازمان
🔺یافتن شرکای مناسب و ایجاد شبکه‌های اطلاعاتی مرتبط
 
 
۱۱- بهبود مستمر :
 
🔺ایجاد فلسفه پایدار و گستره در شرکت که بهبود مستمر فرآیندها را مورد تشویق و حمایت قرار میدهد
🔺دارا بودن اهداف مرتبط و هماهنگ با بهبود مستمر در فرآیندها، در تمامی تیمها و افراد در سازمان
🔺تعیین اندازه گیریهای اثربخش بمنظور پیگیری و ارزیابی بهبودهای مستمر فرآیندها
🔺انتخاب و ارزیابی ایده‌های بهبود برای پیاده سازی مناسب بمنظور دستیابی به فرآیندهایی با عملکرد بالاتر
 
 
۱۲- توانمندسازی کارکنان :
 
🔺کارکنان در کلیه سطوح برای پشتیبانی از اهداف کلیدی توانمند و مسئول شوند
🔺کارکنان اهداف خود را با اهداف والای سازمان همراستا سازند
🔺کارکنان برای افزایش مشارکت دارای اختیار و فرصت باشند
🔺کارکنان برای انجام اقدامات مناسب توانا باشند
🔺کارکنان به اهداف سازمان و کسب آنها متعهد باشند
 
 
۱۳- آموزش
🔺آموزش مرتبط با مفاهیم، مراحل و عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرآیند به مدیران و کارکنان
🔺آموزش مهارتهای شناسایی و حل مسئله، کنترل و بهبود کیفیت و تخصصی به سرپرست تیمها
🔺آموزش متدهای مقدماتی و پیشرفته آماری در سازمان
🔺آموزش مهارت کارتیمی میان کارکنان
🔺آموزش مهارتهای واکنشی (مهارت ارتباطات، جلسات موثر و رهبری)
استفاده از روش یادگیری در حین عمل
🔺ایجاد سیستم مناسب برای تشخیص آموزشهای لازم در سه سطح سیستمی، تیمی و فردی
🔺ارزیابی اثربخشی آموزشهای انجام شده
error: Content is protected !!
X